intoDealFlow erkennt Angebote und Aufträge aus E-Mail, PDF oder EDI, prüft sie gegen Ihren Artikelstamm und übergibt sie an Shopware oder Ihr ERP. Am ERP selbst ändert sich nichts.
Marktlage 2026
Der manuelle Aufwand bei der Angebots- und Auftragserfassung ist in der aktuellen Befragung die meistgenannte Prozessbremse im B2B-Vertrieb.
nennen hohen manuellen Aufwand bei der Angebots- und Auftragserfassung als größte Prozessbremse.
verwenden mehr als 40 % der Vertriebszeit für administrative Tätigkeiten.
liegen sogar über 60 % Verwaltungsanteil an der gesamten Vertriebszeit.
Quelle: ECC KÖLN in Zusammenarbeit mit synaigy und Intershop, B2BEST Barometer Vol. 23, n = 200 B2B-Unternehmen (41,5 % Großhändler, 58,5 % Hersteller), Befragung Juli 2026, veröffentlicht am 17.09.2026.
Größenordnung
Die folgende Rechnung ist ein Beispiel, keine Benchmark. Alle Eingangswerte sind Annahmen und als solche gekennzeichnet. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein.
| Größe | Wert | Art |
|---|---|---|
| Auftrags- und Angebotspositionen pro Tag | 60 | Annahme |
| Manuelle Erfassungszeit je Position | 4 Minuten | Annahme |
| Erfassungszeit pro Tag | 4,0 Stunden | Ergebnis |
| Arbeitstage pro Jahr | 220 | Annahme |
| Erfassungszeit pro Jahr | 880 Stunden | Ergebnis |
| Vollkostensatz Innendienst je Stunde | 45 Euro | Annahme |
| Aufwand pro Jahr | 39.600 Euro | Ergebnis |
Die Rechnung erfasst nur die reine Erfassungszeit. Nicht enthalten sind Rückfragen, Korrekturen nach Tippfehlern und die Zeit, die Ihre Kunden auf eine Antwort warten. Der reale Wert liegt damit eher über als unter dem Ergebnis. Belegen lässt sich das an dieser Stelle aber nicht.
Befund
E-Mail im Fließtext, PDF-Anhang, Excel-Liste, gelegentlich EDI. Jedes Format braucht einen eigenen Handgriff, bevor eine Position im System steht.
77 % sagen, KI habe die Erwartung an schnelle Reaktionszeiten deutlich erhöht. 74 % sehen ein hohes Kundenverlustrisiko, wenn Anfragen nicht am selben Tag beantwortet werden.
Bei 39 % der Unternehmen geht mehr als 40 % der Vertriebszeit für administrative Tätigkeiten drauf. Dieselbe Befragung zeigt: 71 % halten persönliche Beratung für unverzichtbar und wollen sie digital ergänzen, nicht ersetzen.
Eine falsch erfasste Position fällt meist erst in der Lieferung auf. Dann kostet sie Korrektur, Retoure und Vertrauen, nicht nur die vier Minuten der Erfassung.
Quelle: ECC KÖLN in Zusammenarbeit mit synaigy und Intershop, B2BEST Barometer Vol. 23, n = 200 B2B-Unternehmen (41,5 % Großhändler, 58,5 % Hersteller), Befragung Juli 2026, veröffentlicht am 17.09.2026.
Lösungsweg
Vier Schritte, die vor dem ERP ansetzen. Ihre Systemlandschaft bleibt, wie sie ist.
Eingehende Angebote und Bestellungen werden erkannt: per E-Mail, PDF oder EDI, unabhängig davon, wie der Kunde sie formuliert hat.
Positionen, Mengen, Artikelnummern und Konditionen werden strukturiert herausgezogen, auch aus freiem Text.
Die Daten werden gegen Ihren Artikelstamm validiert. Was nicht eindeutig ist, geht mit Begründung an den Innendienst.
Die geprüften Daten gehen an Shopware oder an Ihr ERP. Ohne Systemänderung, ohne neue Schnittstellenlandschaft.
Im Einsatz als intoOrderflow: Bestellungen, die per E-Mail eingehen, werden automatisch zu Bestellungen in Shopware.
Abgrenzung
Genauso wichtig wie das, was sich ändert: Dieses Vorhaben ist kein Systemwechsel.
intoDealFlow arbeitet vor dem ERP und übergibt dorthin, wo Ihre Prozesse heute schon laufen. Am ERP selbst wird nichts umgestellt.
Der Einstieg ist ein abgegrenzter Ausschnitt: ein Kundenkreis, ein Belegtyp. Was dort trägt, wird ausgeweitet.
Jeder automatisch erfasste Beleg bleibt nachvollziehbar. Unsichere Fälle gehen an den Innendienst statt ungeprüft durchzulaufen.
Die Automatisierung übernimmt das Abtippen, nicht das Kundengespräch. 71 % der Befragten halten persönliche Beratung für unverzichtbar. Das deckt sich mit unserer Erfahrung.
Kernaussage
Angebote und Bestellungen im selben Lauf, vor dem ERP, ohne Systemänderung.
Viele Werkzeuge automatisieren entweder die Angebots- oder die Auftragsseite. intoDealFlow deckt beide ab, weil im B2B-Alltag beides über denselben Posteingang hereinkommt.
Vorgehen
Stufe 1
Kostenlose Diagnose Ihrer Auftragsabwicklung mit quantifizierten Prozesskosten und einem priorisierten Entlastungsplan.
Stufe 2
Der Ausschnitt mit dem besten Verhältnis aus Aufwand und Entlastung wird zuerst umgesetzt. Messbar in Wochen, nicht in Quartalen.
Stufe 3
Ausweitung auf weitere Belegtypen, Kundenkreise und Kanäle, auf Basis dessen, was in Stufe 2 nachweislich funktioniert hat.
Stufe 4
Weiterentwicklung mit festen Ansprechpartnern statt wechselnder Projektbesetzung.
Fragen
Nein. intoDealFlow setzt vor dem ERP an und übergibt an die Stelle, an der Ihre Aufträge heute schon einlaufen: Shopware oder ERP.
Sie geht an den Innendienst, zusammen mit der Information, welche Position unklar war. Unsichere Fälle laufen nicht ungeprüft durch.
Der Order Flow Check ist eine abgegrenzte Diagnose. Die erste umgesetzte Stufe ist auf Wochen angelegt. Eine belastbare Aussage zur Dauer setzt voraus, dass wir Ihre Belegtypen und Mengen kennen. Deshalb steht die Diagnose am Anfang.
Der Fokus liegt auf technischem Mittelstand in Industrie und Handel: Maschinenbau, Komponenten, Großhandel. Variantenreiche Artikelstämme und kundenindividuelle Konditionen sind der Normalfall, nicht die Ausnahme.
Der Order Flow Check kostet nichts. Alles Weitere hängt von Belegtypen, Mengen und Zielsystem ab. Eine Zahl ohne diese Angaben wäre geraten, deshalb nennen wir hier keine.
Ihre Frage ist nicht dabei? Stellen Sie sie uns direkt, wir antworten innerhalb von 24 Stunden.
intoClaude
Wir sind Claude Certified Architects, zertifiziert von Anthropic, dem Unternehmen hinter Claude. Geprüft wird der praktische Einsatz: Claude Code, das Agent SDK, die Claude API und das Model Context Protocol. Die Zertifikate sind öffentlich prüfbar.
Für wiederkehrende Aufgaben entwickeln wir eigene Claude-Skills, zum Beispiel Shopware-Briefing, Produktdaten-Assistent und Ticket-Aufbereiter. Ein Skill hält fest, wie eine Aufgabe bei uns erledigt wird.
Wir zeigen Ihrem Team, wie es Claude im eigenen Arbeitsalltag einsetzt, von der Einrichtung bis zum ersten eigenen Skill. Mehr bei intoCommerce
Weiterlesen
34 % nennen fehlende Verknüpfungen zwischen Vertrieb, Onlineshop, ERP und CRM. Wie Produktdaten in allen Systemen dasselbe sagen.
Zu intoProductFlow24 % fehlt der Überblick über Kunden, Nachfrage und Verkaufschancen. Was Analytics liefern muss, damit daraus Handlungen werden.
Zu intoInsightsDas Ergebnis ist eine Zahl: Ihre Prozesskosten, hochgerechnet auf ein Jahr, plus ein priorisierter Entlastungsplan.
